在全球經濟引領帶動下，各行各業應運而生，希望藉由投注資金獲取報酬的投資人也隨之增加。降低公司營運成本的同時保持市場的競爭力，是所有公司期望的目標，但是在採取決策的同時，符合法規的重要性及違規的風險仍然是首要考慮的因素。倘若企業發生弊端，投資人的資金不僅付之一炬，也會因為不相信公司財務報表，導致市場投資信心不足而造成經濟蕭條等嚴重影響。 因此，建立一套符合政府規範的內部檢查流程，在防止企業發生弊端的同時，也能提高其營運成效；若了解企業自主安全檢查和內部稽核並非流於形式，而是企業營運的關鍵，確保公司的合規性與建立安全工作氛圍後，則帶動公司乃至整體社會正面的影響。在這前提之下，公司的自主管理便是極為重要的環節。 在企業內部稽核前，執行檢查的人員、使用何種設備進行，皆會影警檢查活動的結果，因此管理者需要事前詳細計畫。下列為7項建議，能夠協助企業進行自主安全檢查時，建立一套符合法規和有效執行及易於管理的檢查與稽核流程。 建立跨職能團隊負責進行檢查 來自不同專業領域員工相互交換想法，除了能激盪出新觀點，在面對問題時，亦能全面性思考並解決複雜的細節。不僅進一步推動群體意識和建立責任究問制度，更打破多數公司的弊端——因為缺少交流而造成知識的不全面性。 建立標準化、可稽核、透明化程序 在企業自主安全檢查中，建立標準化的流程不僅協助降低部門之間隔閡，了解各部門狀況，若同時降低得以執行檢查或稽核人員的門檻，鼓勵公司所有員工投入安全檢查工作，則檢查稽核的工作將更容易落實。 利用行動裝置進行檢查 在進行檢查之前，如何進行檢查是一件管理層需仔細思考的問題。檢查工作或許不是所有員工都必須執行，倘若能在設備輕巧且攜帶方便的裝置上進行所有程序，讓檢查工作資訊化，所花費時間相對減少，員工更願意將自主安全檢查變為日常工作的一部分。 透過軟體自動管理流程 利用資訊軟體管理所有檢查工作，員工能登入系統檢視並追蹤管理進度以確保執行項目已完成。資訊化的管理可以避免人員重複著手相同的意外事件。有關選擇安環相關軟體，請參考「如何選擇環安衛軟體？」 將收集的環安數據儲存在中央位置 以資訊化方式進行企業內部稽核，除了輕巧裝置、攜帶方便以及自動化的便利性，最重要的是結果以數據化呈現，系統資訊得以相互分享。將所收集數據儲存在系統各部門都能獲取的位置，除了有助於風險的評估及識別潛在危險，更利於後續採取的防範行動。 允許決策者隨時監控有潛在風險的事件 當所使用的軟體擁有即時監控的功能，若問題越早被發現，則可以越早執行矯正，立即採取行動能有效減少潛在風險帶來負面的可能性和影響。同時，企業在辨識潛在風險時，需要留意幾項容易忽略的衡量標準。 讓持續改進方法套用至整個過程，以強調運營成效 讓預防和改進不僅應用在檢查與稽核的過程中，而是擴大範圍至整個企業各部門。在預防意外發生的同時，成功企業將針對商業模式變化適時做出改變，致力追求最佳績效。 以上幾點建議能夠協助企業在自主安全檢查時，建立及有效執行、管理的檢查流程。匡騰推出的檢查模組，致力協助企業在檢查工作上更得心應手，如果希望進一步諮詢，歡迎與我們聯繫。 延伸閱讀：中型企業可以從環安衛軟體中獲益