自從匡騰推出《法規鑑別》軟體之後,常常接到客戶詢問電話,當我們再進一步了解客戶現有的情況與需求後,可以歸類出客戶共同會碰到的以下幾種情況:

在不同網站上收集各種法規

以企業營運角度而言,遵守法規是最基本的條件。企業為了要確保各項業務範疇都符合法律規範,需要查詢分布在不同政府機構上的法律條文,如勞動部、環保署、消防署、全國法規資料庫等。但是對於如勞動部、消防署網站,需要點擊每一條法條才能閱讀法規內文,又或者需要下載才能閱讀,如果每一條法規都需要以這樣的方式收集,則會花費許多時間才能收集完成。

確保公司守規性並追蹤法規

這樣繁瑣的收集過程,常常需要花費許多人力成本,然而,將所收集而來的法律條文進行分類整理後,公司自行訂定更新頻率,定期追蹤法規是否有異動或更新。由人員進行管理與比對是很難完全掌握,有時候更碰到「沒有公告更新消息,但在法規資料庫內卻有新增」的情況,或因為導入多項驗證,所需要收集與追蹤的法規數量及範圍相當廣泛,倘若沒有加以彙整那麼容易顯得雜亂無章。

用Excel管理法律條文

依目前情況而言,多數企業依然使用人工和Excel表格進行管理,然而,這樣的管理方式對於儲存及更新條文來說有一定的風險,也容易出現人為疏失,之後的修正工作也相對不易,我們先簡單舉三個例子:

  • 在Excel檔裡附上法規網址,但是當網站連結更改時,需要花時間了解情況並做修正,然而,更多時候是發生在需要查詢時才發現網址做了調整
  • 網站上所出現的表格、圖片,因為與Excel格式不一致,因此不易將網站上的內容完整呈現在Excel上,即便轉成文字呈現,可能吸收效果不彰
  • 因為條文都是由不同網站收集而來,無論是用Excel標籤分類或是分開資料夾個別儲存,檔案都是分散的,如果需要統計或是後續追蹤都有一定的難度

如果將法規整理的工作委外交由第三方處理,對於企業本身來說可以節省人力成本,但倘若第三方也是以人工進行管理法規,有可能出現上述所提的錯誤

對於自行進行法規管理的您,是不是也有一樣的困擾呢?

匡騰如何協助您進行法規查核?

匡騰《法規鑑別》軟體依照ISO高階管理架構運作流程,合乎國際標準ISO45001的PDCA原則,另外,匡騰軟體下列幾點優勢,能有效協助企業內部進行法規查核活動:

  • 完整法規資料庫

    提供各類法規資料庫:只需要使用同一個平台,便能查詢到包含勞動部、環保署、消防署及全國法規資料庫等法規,之後,會依各行業客戶需求增加相關法規至系統裡。

  • 法規自動更新

    為了掌握法規異動狀態,匡騰《法規鑑別》軟體提供自動通知功能。同時,也可以在將所專注的法律條文加進軟體裡「我的最愛」軟體能,對於「我的最愛」裡的條文更新異動,同樣也會收到通知。

  • 執行鑑別活動

    企業可自行定期發布年度鑑別,或不定期針對更新法規,設定法規鑑別活動,活動相關人員會收到鑑別任務通知。

  • 進行追蹤改善

    由各負責單位判斷適用性及依現狀檢視符合性後,針對不符合項目進行追蹤改善、並重新執行鑑別活動。

匡騰《法規鑑別》軟體前端視覺化呈現執行、績效及分析結果,讓法規查核活動事半功倍,擺脫紙本的複雜化,以資訊化的方式讓相關使用人員更容易全盤掌握情況。如果您希望進一步瞭解,歡迎聯繫匡騰

延伸閱讀:何謂法規鑑別?