在進行企業內部管理時,遵守法規是維持企業基本運營和善盡社會負責任的先決條件,守法對於個人來說是容易做到的,但對企業來說可能是一件複雜的事,因為同時需要思考工作環境、勞工安全及健康等不同條件及情況,及其伴隨的複雜程度不一。針對政府所訂定的相關法規,公司也需要一一審視以衡量其符合公司政策。

法規鑑別與ISO標準

守規性的管理要求被視為企業管理標準中重要的要素,企業需隨時掌握法規更新的消息,確保公司適法性,面對如國際標準ISO 14001(環境管理)、ISO 45001(職業安全衛生)、ISO 9001(品質管理)、ISO 22301(營運持續)等,同樣要求企業需要審視相關法律,並與公司內部管理規範整合。

以下是ISO 45001:2018「規劃」章節條文

6.1.3決定適用法令要求及其他要求:

  • 組織應建立、實施並維持近下列事項之流程:
  1. 決定適用於危害、職業安全衛生風險及職業安全衛生管理系統有關的現行法令要求和其他要求,並有管道取得;
  2. 決定此等法令要求和其他要求如何適用於組織,以及哪些是需要溝通的;
  3. 在建立、實施維持和持續改進其職業安全衛生系統時,考慮這些法律法規要求和其他要求;
  • 組織應維持和保持其適用的法律、法規要求和其他要求文件化資訊,同時應確保對其進行更新以反映任何變更情況。

註:法律法規要求和其他要求可能會給組織帶來風險和機會。

法規鑑別重要性

為了確保企業在任何層面都符合政府法規,逐一檢視所有條文是一項不可避免的工作,但同樣也是一件極具挑戰的事。另外,公司所必須遵守的法律規範,將依業務屬性範圍而定(例如,一間化學品相關企業,可能會因營運範疇,故工廠要遵守化學品存放規範、處置,可能也要同時遵守運輸規範)倘若在進行內部法規鑑別作業時,無法及時掌握並確保遵守最新所頒佈的法律條文,面臨政府稽查時將置公司於觸法風險。

如何進行法規鑑別?

過去以人工方式做鑑別活動是一種方法,但是一套資訊軟體或許更是一個有效的方法。那麼,軟體又該如何挑選?掌握法規的更新是有效進行法規鑑別管理的第一步,一套當法規異動時會自動提醒的功能是必然條件。另外,鑑別流程須符合國際ISO標準或是符合法令要求;有效整合內部資訊,並以數據化管理以達成共享;流程追蹤視覺化,以利管理層精準掌握公司狀態。

法規鑑別管理程序

匡騰法規鑑別模組遵循ISO高階管理架構設計,遵循「規劃」、「執行」、「查核」和「改善」標準,模組流程分為「公司適用清單」、「規劃鑑別活動」、「執行鑑別任務」和「追蹤改善」。

公司適用清單

匡騰環安衛法規資料庫裡,提供跨平台查詢環保、安全、衛生相關法律法規,企業從中判別其相關性,依公司業務屬性挑選相關環安衛法規,建置、維護一份公司適用清單,法規異動時自動通知。

規劃鑑別活動

在這一份依業務屬性挑選環安衛法規所建置的公司適用清單,依定期發布的年度鑑別或針對更新法規設定相關法規鑑別活動。

執行鑑別任務

針對法規適用性、符合性進行判別,記錄不符合法規要求的事項,對於不符合事項執行矯正措施,矯正結果將會被並最高管理階層審視並提供改善方針,而相關人員也會收到系統自動通知鑑別結果。

追蹤改善

對於列管不符合事項,將訂定行動方案、指派人員執行改善。對於能夠立即改善的問題,需要立即進回報,抑或追蹤其改善情況,並在限時之內進行回報,管理層需要對回報情況審查改善的結果。

法規的即時更新是企業在做職安衛管理最關鍵的一環,也是協助企業降低風險、免於觸法。匡騰法規鑑別模組收錄各行業相關法律條文,讓企業依照實際需求運用,友善使用介面搭配彈性運用的軟體,希望提供企業最有效率地管理方式達到降低風險,並穩健朝著永續經營發展。