前言
前兩篇文章為大家介紹優先管理化學品申報（簡稱優管申報）流程以及優管申報常見問題，本篇文章說明匡騰 Q-Chem 化學品管理系統如何解決人工申報問題。隨著《優先管理化學品之指定及運作管理辦法》逐步落實，企業在化學品管理上感受到的壓力也越來越明顯，過去只需要依照固定時程進行年度或半年度申報，現在則必須因應實際狀況隨時更新資料，處理「異動即申報」的動態備查機制，這樣的制度變化，不只是申報時點的改變，更意味著管理思維的轉變。化學品的使用情境越來越複雜，從高危害性物質、運作量大的品項，到涉及特殊族群的使用狀況，每一項都牽涉不同的申報邏輯與門檻條件。面對這些交錯的判斷因素，單靠人工處理不僅容易出錯，也讓作業效率與準確度大打折扣。
在這樣的背景下，越來越多企業開始思考如何透過數位化工具協助應對，特別是具備法規自動判斷、能整合跨部門資料的化學品管理系統，逐漸成為實務操作中不可或缺的好幫手，不只是讓流程變快，更讓 EHS 能用一套清楚的方法處理繁雜的申報任務，減少錯誤與重工。本文針對優先管理化學品備查作業中常見的管理挑戰，說明匡騰 Q-Chem 化學品管理系統如何協助企業改善作業流程、提升申報正確性與合規效率。
挑戰一：資料基礎不足，化學品清單難以即時反映現況
在優先管理化學品申報作業中，最根本的前提是企業能否掌握每一項化學品的組成、危害分類與相關成分的列管狀態。現實情況卻是，多數廠區的 SDS 數量動輒上百份，且來源不一、版本不一、格式也未統一，化學品或職安管理人員往往需逐份開啟 SDS，比對 CAS No.、確認濃度百分比、套用公告名單條件，才能初步判斷是否需進入申報流程。這樣高度仰賴人工記憶與比對經驗的作業模式，導致清單無法更有效且清楚的建置，更難反映現場使用的即時狀況，當清單成為管理流程的瓶頸，後續的列管判斷、異動追蹤與申報資料彙整都將受到牽連。
挑戰二：跨部門資料整合困難，申報紀錄取得延遲且混亂
除了成分與危害資訊外，優管申報還要求提供清楚的化學品運作紀錄，包括各項作業的使用量、儲存量與用途資訊。然而企業內部對這類資料的掌握，往往分散於研發、生產、設備與資材等部門，各單位各自使用 Excel 或手寫表單記錄，資料格式不一致，命名不統一，甚至版本混用。在這種情況下，EHS 管理者若想進行半年或年度彙整，往往必須花費數週時間催收資料、比對數據與補齊缺項，且無法保證資料的準確性與即時性，當需要對資料追溯或回溯盤點時，缺乏版本控管與紀錄歷程的系統，也使得後續作業與稽核風險大幅升高。
挑戰三：申報邏輯複雜，公告名單變動頻繁，人工判斷風險高
法規對於優先管理化學品的判斷邏輯相當嚴謹，不僅要確認是否屬於 CMR、一級呼吸毒性、一級局部健康危害等公告範疇，還要考量濃度是否超過 1%、是否與其他物質累積使用達一公噸等條件。這些判斷不僅本身邏輯複雜，且常因公告名單調整或判準修正而需不斷更新，倘若企業無法即時掌握最新名單，或是未能系統化管理歷次比對邏輯，將可能出現誤報、遺漏，甚至觸犯規定導致罰則。更不用說，在面對數百種物質與數千筆紀錄時，單靠人工判讀與 Excel 比對，無異於以肉眼應對機制化要求，極易造成錯誤與落差。
挑戰四：異動無法即時掌握，動態備查難以落實
動態備查制度的本質在於「即時反映現場異動」，當產線調整、儲位改變、儲存上限異動、化學品最大運作總量變動時，企業即有責任重新確認是否觸發申報條件。然而多數企業尚無法即時掌握這些異動資訊，或缺乏計算與歷程追溯機制，導致面臨主管機關查核時難以佐證過往判斷依據，或發現申報已經延誤。這類制度落實的困難，實際反映的是企業在管理工具與資料結構上的準備不足，也顯示出對即時資料掌握與邏輯自動判斷的高度依賴。
當申報工作變得更複雜，數位工具如何讓資料整合更迅速、申報更有效率
在面對法規不斷強化與申報頻率提升的當下，企業若持續仰賴人工處理與表單管理，不僅將持續消耗大量人力成本，更難以有效應對法規更新與作業稽核壓力。若不想每年都被申報工作絆住，花過多時間，不妨透過匡騰化學品管理系統的申報以及運作紀錄管理等功能，協助輕鬆完成申報作業。
從 SDS 自動擷取到清單建立，讓資訊更新更快速即時
化學品申報流程的第一步，EHS 管理者必須釐清每一項物質的成分組成、CAS No.、危害分類與濃度資訊，並進一步判斷是否符合列管條件。過去這項作業多仰賴人工逐份開啟 SDS 安全資料表，檢視第 3、9 章等重點章節，再人工對照各類公告清單與濃度門檻，不僅耗時，還經常因格式不一或檔案無法複製而作業卡關。
匡騰 Q-Chem 化學品管理系統透過 AI OCR 自動擷取 SDS 中的成分資訊與分類內容，於系統建置化學清單資料，並串接法規資料庫進行即時比對，協助企業快速釐清物質是否屬於公告管制範疇，還能延伸應用於生成 GHS 危害標示、生成各式表單等，大幅簡化資料處理與多次重複填報的負擔。相較於傳統方式，這樣的自動化流程不僅減少人力投入與錯誤機率，也讓管理作業能更快速回應現場變化，讓申報與標示作業更有條理、更有一致性。
擺脫人工彙整困境，運作紀錄即時透明又一致
在申報過程中，運作紀錄往往是最難整合的一環，這些資料分散於研發、生產、採購、庫存與設備等多部門，各自依賴不同的紀錄方式，有的存在 Excel 表單、有的保留在 SAP、甚至仍需靠人員透過信件一一催收。不僅耗費 EHS 管理者大量時間彙整，也時常因版本不一致或資料格式不齊全，導致無法準確判斷是否達到臨界量、是否需列入備查。更棘手的是，當制度要求動態申報與即時回溯，傳統彙整方式根本無法支撐快速反應的需求。
匡騰 Q-Chem 化學品管理系統針對這項痛點，設計了「運作紀錄管理」功能，部門可透過線上介面，直接記錄化學品的進出操作與使用狀況，所有運作紀錄自動匯入化學品資料庫，並可透過日曆介面即時瀏覽操作紀錄與使用情形。此外，系統亦可透過 API 串接企業既有的 ERP 或庫存管理系統，讓 SAP、MES 等平台的化學品使用紀錄能即時同步，避免重複輸入與資料落差。這不僅大幅提升資料彙整效率，也確保運作資訊具備一致邏輯，為後續列管判斷與動態備查奠定堅實基礎。
自動比對列管條件，一鍵產出申報文件，省下繁瑣比對與整理作業
在優先管理化學品的申報作業中，最讓 EHS 管理人員感到棘手的，除了跨部門的資料彙整，就是繁複的列管條件判斷。每一項化學品是否須申報，取決於其是否屬於公告危害分類（如 CMR、一級毒性）、濃度是否超過門檻、是否與其他物質累計達到年用量等多重條件，更挑戰的是，相關公告名單與列管標準會不定期更新，企業若無法即時掌握，極易在人工判斷中出現誤報、漏報或錯報的情形。
匡騰 Q-Chem 化學品管理系統內建優管申報判斷邏輯，能自動比對化學品成分與最新法規清單，並依據使用紀錄即時計算濃度比例與年用量，判斷是否達到申報門檻。每一筆判斷結果都會清楚標示邏輯依據與比對來源，讓管理者可以快速掌握申報對象，不再需要翻查法規條文或人工作業核對。
更重要的是，系統可依照最新政府公告格式，自動產出完整申報表單，包含必要的化學品資訊、用途、儲存量與條件計算結果等內容，申報者僅需一鍵下載，即可提交主管機關，無需再手動修改格式或補填欄位，大幅簡化申報流程，真正實現從判斷到產出的一站式作業。
系統即時追蹤異動紀錄，自動判定是否須啟動動態備查
動態備查是近年新增的合規項目，其挑戰在於「異動資訊能否被即時掌握並回溯檢核」。對於仍以人工流程為主的企業來說，最大運作量的紀錄常散落於不同單位或以靜態表格維護，當實際發生異動時，不僅難以即時察覺，更可能因無法準確計算而錯失備查時機。
匡騰 Q-Chem 化學品管理系統內建異動追蹤，可針對每一筆化學品的運作紀錄自動保存歷次最大運作總量，並在新紀錄產生時，即時計算是否達到動態備查條件（如單次新增是否達前次最大量的 20%、是否超過臨界值等），進一步產出備查期限與申報依據。使用者無需再人工回推數據或翻找資料，系統即會標示出需申報項目，並在備查期限前即早提醒，協助管理者掌握異動節點並妥善應對。這樣的機制，讓備查工作從事後補紀錄、逐筆查算，轉變為即時判斷、自動追蹤的主動式管理流程，不但減少誤判與漏報的風險，也大幅減輕跨部門協調與資料比對的壓力。
以上說明匡騰 Q-Chem 化學品管理系統如何透過智能化功能，協助企業有效掌握優先管理化學品的申報流程。無論是清單建置、法規比對，還是申報條件判定與表單生成，系統皆可自動完成，大幅減少人工操作與錯誤風險。面對近年「動態備查」的新挑戰，匡騰 Q-Chem 更提供即時異動紀錄與邏輯判斷功能，協助企業即時追蹤變動、穩健應對法規。透過全面數位化與標準化作業流程，讓申報工作不再繁瑣，真正實現高效合規、輕鬆無痛。
企業化學品種類繁多且複雜，人工管理SDS、處理申報、評估CCB或作業環境監測、執行法規遵循等工作耗時耗力、容易出錯，難以即時掌控資訊、不利後續追蹤及管理，不妨透過匡騰化學品管理系統協助解決管理問題，運用系統精準掌握化學品資訊、監控危害性化學品、電子化管理SDS、落實變更管理/暴露評估/CCB、列管申報等工作（立即了解匡騰化學品管理系統）。
